Księgowość to jeden z filarów, na jakich opiera się każdy biznes, niezależnie od jego skali i profilu. Zwłaszcza w dużych firmach obsługa księgowo-rachunkowa potrafi być czasochłonna i wymagająca. Wdrożenie systemu ERP w dziale księgowym pozwala na uproszczenie pracy księgowych i minimalizuje ryzyko błędów. Czy powinieneś wdrażać system ERP w swojej organizacji i dlaczego warto rozważyć taką możliwość?
Jak funkcjonują systemy ERP?
Systemy klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rozbudowane oprogramowanie stosowane w biznesie w celu optymalizacji procesów, które zachodzą w firmie. Pozwala na agregację danych z wielu różnych źródeł oraz generowanie zestawień i raportów ułatwiających ocenę efektywności biznesu. Jego charakterystyczną cechą jest modułowa budowa. Typowy system ERP składa się z elementów obsługujących poszczególne elementy współtworzące firmę. Może być to np. magazyn i logistyka, system CRM, zarządzanie zasobami ludzkimi, dział sprzedaży, ale także finanse i księgowość.
Istotną zaletą oprogramowania ERP jest możliwość jego stopniowego wdrożenia. Nie ma potrzeby implementacji wszystkim modułów od razu, ale mogą być one instalowane stopniowo w miarę rozwoju działalności i usuwania jej słabych punktów. Jeśli to skomplikowana i rozbudowana księgowość jest wyzwaniem, jako pierwsza może zostać wdrożona właśnie ta część systemu.
Jakie funkcje powinien mieć system ERP dla księgowości?
Systemy automatyzacji procesów księgowych mogą być dostosowane zarówno do potrzeb księgowości uproszczonej, jak i pełnej. Pomogą też w starciu z zagadnieniami prawnymi. W czym dokładnie pomoże moduł finansowo-księgowy?
System ERP dla księgowości uproszczonej
Księgowość uproszczona z reguły wybierana jest przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. W tym przypadku można liczyć m.in. na:
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji ryczałtu;
- prowadzenie ewidencji VAT i generowanie JPK;
- rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy;
- automatyczne księgowanie dokumentów;
- wysyłanie deklaracji podatkowych;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych;
- gospodarowanie wartościami niematerialnymi i prawnymi.
System ERP a pełna księgowość
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest charakterystyczne dla spółek prawa handlowego. To znacznie bardziej złożony proces niż księgowość uproszczona, który wymaga zachowania zgodności z ustawą o rachunkowości. Kompleksowe rozwiązanie w postaci ERP pozwala zautomatyzować takie czynności, jak:
- generowanie zestawienia obrotów i sald;
- księgowanie dokumentów (np. faktur) i deklaracji podatkowych;
- obliczanie zaliczek na podatek dochodowy PIT i CIT;
- pełna obsługa VAT (wraz z deklaracjami VAT-7, VAT-9, VAT-UE oraz innymi w tym zakresie);
- tworzenie raportów finansowych oraz sprawozdań finansowych.
Dla firm, które operują za granicą, istotne znaczenie może mieć również przygotowywanie rozliczeń i zestawień w walutach obcych oraz obsługa kont walutowych. Warto zwrócić też uwagę na integrację z platformą KSeF oraz możliwość rejestrację dokumentów dodatkowych. Mogą to być np. umowy cywilnoprawne z pracownikami czy umowy o przeniesienie praw autorskich.
Niezależnie od tego, z jakiej formy księgowości korzysta przedsiębiorca, system ERP zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami. To niezwykle istotne, ponieważ regulacje podatkowe w Polsce zmieniają się wyjątkowo często.
Zalety systemu ERP dla księgowości
Codzienne rozliczanie kontrahentów i pracowników firmy to zajęcie wymagające staranności, a każdy błąd w tym zakresie może sporo kosztować. System do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa pozwala zadbać o kwestie finansowo-księgowe przedsiębiorstwa, zwiększając pewność wykonywanych operacji.
Dla działu księgowego taka automatyzacja to duże ułatwienie, ponieważ dane ze wszystkich rejestrów są dostępne w jednym miejscu, można je na bieżąco aktualizować i uzupełnić.
Kompleksowy wgląd w dane dotyczące finansów firmy ułatwia tworzenie strategii rozwoju oraz pozwala na alokację zasobów w maksymalnie efektywny sposób.
Wykorzystanie automatyzacji pozwala sprostać coraz bardziej rygorystycznym wymogom z zakresu ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa IT czy procedur AML.
Czego możesz spodziewać się po wdrożeniu ERP dla księgowości?
Wszechstronna optymalizacja pracy działu księgowe przy użyciu systemu ERP znacząco zmniejsza obciążenie pracowników. Wykonywane przez nich czynności zajmują mniej czasu, rzadziej wymagają korekty i znacznie łatwiej zestawić ze sobą poszczególne informacje z wielu źródeł. W rezultacie firma pracuje bardziej efektywnie i może poszerzyć zakres swojej działalności na kolejne pola bez konieczności zwiększania kosztów zatrudnienia poprzez rekrutowanie kolejnych specjalistów.
Jak wybierać dostawcę oprogramowania ERP?
Zastosowanie w firmie zautomatyzowanych rozwiązań to świetny pomysł na poprawę wyników biznesowych. Należy jednak zwrócić uwagę, czy program do księgowości jest wdrażany przez firmę z doświadczeniem. Warto upewnić się, czy dostawca usług IT miał już do czynienia z podobną branżą, rozumie jej specyfikę i potrafi dopasować oprogramowanie ERP do potrzeb firmy.
Spółka Humansoft od 30 lat zajmuje się kompleksowym wdrażaniem precyzyjnych rozwiązań biznesowych m.in. z zakresu ERP oraz BI. Oferowane przez nią programy wyróżniają się intuicyjną obsługą oraz perfekcyjnym dopasowaniem do potrzeb klientów.
